비즈니스

입사 첫 주 해야 할 일은?! 오피스 정글에서 살아남기

[쌩신입 완벽 적응 가이드] 2. 본격 업무 전 알아둘 센스 세 가지

2023. 01. 25 (수)

HR_김상민 (오전 9:33)
아리님 안녕하세요! 어제 보여드렸던 온보딩 자료를 PDF 파일로 보내드립니다.
메신저와 업무툴, 복합기 등을 설치해 보시고 어려운 점 있으면 편하게 문의해 주세요!

무사히 온보딩을 마친 신입사원 아리 씨. 동고동락할 팀원들과 서로 인사를 나누고, 업무를 파악하다 보니 첫 출근날이 빠르게 지나갔어요. 머릿속을 새하얗게 만든 긴장감은 한풀 꺾였지만, 혹시나 실수하지 않을까 조마조마합니다. 인사팀에서 보내주신 자료를 열어 보며 본격적으로 업무를 시작했는데요. 새로운 문제에 직면하고 말았습니다.

'왜 인쇄가 안 되지…? 분명히 설명서대로 복합기 설치했는데… 바빠 보이시는데 또 여쭤봐도 되려나… 아휴 건물 화장실은 어디 있는 거야…?'

이제 막 첫발을 내디딘 사회초년생이 직장에 적응할 수 있도록 돕는 ‘쌩신입 완벽 적응 가이드’ 시리즈. 이번 화에서는 입사 직후 오피스 정글에서 살아남기 위한 필요한 업무 센스 세 가지를 정리했습니다.

① 한 달 뒤에 여쭤보면 민망하잖아요

입사 후 매일 쓰게 될 장비와 업무 툴, 사무실 환경을 익히는 시간이 필요해요. 사무실에 들어서면 자리를 배정받고 노트북과 업무에 필요한 용품을 받게 될 텐데요. 사내 메신저와 메일, 스프레드시트 등 업무 툴에 하나씩 로그인해 접속이 원활한지 확인해 보세요. 그룹 초대가 이뤄지지 않았거나, 로그인되지 않는 등 사소하지만 중요한 문제가 생길 수도 있으니까요.

복합기 설치법과 사용법도 미리 익혀두면 좋아요. TV 프로그램에서 신입사원의 실수로 흔히 나오는 장면이 복합기 사용이죠. 회사에 설치된 모델별로 조금씩은 다를 수 있지만 사실 한 번만 익혀두면 쉽게 사용할 수 있어요. 자주 사용하는 인쇄, 복사, 스캔 등의 기능은 미리 익혀두는 센스! 당황해서 아무 버튼을 눌렀다간 1장이 100장으로 쏟아질 지도 몰라요!

사무실 내부에서 각 팀이 앉은 위치나 회의실, 화장실, 비품 등의 위치도 미리 파악해 두는 게 좋습니다. 필요할 때 당황할 수 있으니까요. 헷갈릴 때는 사수나 옆에 앉은 팀원에게 살짝 여쭤보세요. 처음엔 모르는 게 당연하잖아요. 누구든지 열린 마음으로 알려주실 거예요.

기본적인 세팅과 파악을 미리 해두지 않으면 추후 여쭤볼 때 민망할 수 있잖아요. ‘한 달 전에 알려주셨는데 이제 설치하는 걸 들키겠네’라고 생각하지 않도록! 온보딩에서 알려주신 기초적인 업무 세팅을 모두 직접 해보고, 모르는 건 일괄적으로 정리해 여쭤봅시다.

② ‘콜포비아’라도 기본 센스만 알면 된다!

신입사원이라면 갑자기 걸려 온 업무 전화에 심장이 벌렁벌렁거리고 당황할 수 있어요. 특히 전화 예절은 누가 알려주지 않지만, 체감상 고난도의 업무일 수 있습니다. 메일처럼 기록이 남지 않고, 사무용 전화기로 걸려 올 경우 발신자의 정보를 모르는 채 받아 긴장될 수도 있거든요.

회사나 직무에 따라 전화 업무의 빈도는 천차만별일 텐데요. 기본적인 전화 매너만 미리 숙지해 두세요. 아래와 같은 사항을 미리 체크해 두면 도움이 될 거예요.

비즈니스 전화 예절 TIP

"00팀 병아리입니다!" 소속과 이름을 밝히며 통화를 시작합니다.
업무 용건 통화는 분명한 대상과 목적을 갖고 시작돼요. 전화를 받을 때 소속과 이름을 먼저 말한 뒤 인사합시다. 발신자가 수신자를 바로 확인할 수 있어 원활한 대화를 이어갈 수 있어요. 내가 전화를 걸 경우에도 똑같이 적용되겠죠?

받기 전 펜과 메모장을 준비해 항상 기록해 두세요.
전화는 메신저와 달리 기록이 남지 않기 때문에 메모는 필수예요. 발신자와 통화 내용, 회신할 내용을 꼼꼼히 기록해 두는 것은 기본적인 센스! 전화기 옆, 책상 한 켠에 메모지를 미리 준비해두면 좋아요.

사무용 전화기의 사용법을 숙지해 두세요.
자세히 알려준 사람은 없는데, 나만 빼고 다 잘 사용하는 것 같은 전화 사용법. 사무용 전화기의 ‘당겨받기’ ‘돌려주기’ 기능을 미리 익혀두세요. 부재중인 팀원 자리에서 계속 울리는 전화를 대신 받을 땐 ‘당겨받기’, 다른 사람에게 통화를 넘겨줘야 할 경우 ‘돌려주기’ 기능을 사용하면 돼요. 내선 번호는 쉽게 보이는 곳에 잘 정리해두고요!

담당자가 자리를 비웠을 때 대신 받고 메모합시다.
사무실에서 팀원이나 담당자가 부재 중일 경우 대신 받을 상황이 종종 생기죠. 이때 발신자에게 메모를 남겨 담당자에게 전달할 지 여쭤봅니다. 회신을 요청하는 경우, 연락처와 전화 내용을 남겨 포스트잇이나 메신저로 담당자에게 전달해 주세요!

③ 커리어 성장의 시작점, 업무 일지

부푼 마음을 안고 시작한 회사 생활. 커리어 목표나 꿈꾸던 직장인의 모습을 하나씩 갖고 계시죠? 의욕이 불타오르는 입사 초기에 나만의 업무 일지를 생성하고 기록을 시작해 보세요.

해야 할 일, 장기적인 프로젝트의 내용, 직장 생활을 하며 기억해야 할 것을 꼼꼼하게 메모해 둡시다. 습관이 된 업무 일지는 깔끔한 일 처리를 도와줄 뿐만 아니라 정신없이 쏟아지는 업무 속에서도, 다사다난한 직장 속에서도 중심을 잡고 헤쳐나갈 힘을 키워줄 거예요. 또한, 꾸준히 기록을 쌓다 보면 ‘성장했다’라고 느낄 수 있도록 확신을 심어줄 겁니다.

어디에 기록할지 고민하고 있다면 ?
- 업무 일지는 편리하게 자주 들여다볼 수 있는 것으로 선택하세요!
- 거창한 양식보다는 내 손에 맞고 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있는 것이 중요합니다.
- 모바일과 PC에서 연동 할 수 있는 앱이라면 언제 어디서든 확인하기 편리해요.
- 참고 자료와 링크를 업무 일지에 함께 정리해두면 도움이 될 거예요.
- 추천 : 다이어리, 구글 문서, 에버노트, 노션, 운영체제 기본 메모 앱 등

긴장하며 첫 주를 보내고 있을 신입사원 여러분 모두가 노련한 일잘러가 될 수 있도록! <컴퍼니 타임스>는 ‘쌩신입 완벽 적응 가이드’ 시리즈로 계속 찾아올게요. 다음화를 기대해 주세요!

⭐다음화 예고⭐

‘어휴 계약서에 뭐 이리 어려운 말이 많아…
얼른 사인하고 보내야지’

인생 첫 근로계약서를 작성하는 날!
몇 번을 읽어봐도 ‘흰색은 종이요… 검은색은 글씨로다…’ 상태인데…
눈 뜨고 코 베이기 싫은 신입사원이라면
두 눈 크게 뜨고 살펴봐야 할 사항은?

⭐<쌩신입 완벽 적응 가이드> 지난화 돌아보기!⭐

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